Streszczenie wykonawcze, czyli krótko, zwięźle i na temat

W biznesie nie można pozwolić sobie na stratę czasu. Komunikacja, również ta pisemna, powinna bazować na konkretach – kwestiach priorytetowych, zaprezentowanych w zwięzłej formie. Dlatego warto poznać i stosować streszczenie wykonawcze (ang. executive summary).

Streszczenie wykonawcze i jego wyróżniki

Streszczenie wykonawcze to zwykle oddzielny dokument, rzadziej natomiast stanowi dział obszernych raportów. W organizacjach prezentowany jest zwłaszcza osobom decyzyjnym. Przeważnie nie mają one bowiem czasu na analizowanie wielostronicowych treści i potrzebują jedynie kluczowych informacji „w pigułce”. 

Do kluczowych cech streszczenia wykonawczego należą: 

• zwięzła forma 

Przyjęło się, że executive summary stanowi maksymalnie dwie strony treści, dlatego nie ma w nim miejsca na językowe ozdobniki czy rozległe wstępy. 

• bazowanie na konkretach 

Sekcje, jakich nie powinno zabraknąć w tym rodzaju dokumentu to kluczowe wnioski, wyniki analiz, przyjęte cele oraz rekomendacje. 

• przystępny język 

Filarem streszczenia wykonawczego są jasne komunikaty, pozbawione nadmiaru technicznego żargonu. Powinny one jednak podkreślać znaczenie opracowanych rozwiązań.

Jak stworzyć skuteczne streszczenie wykonawcze?

Choć executive summary to dokument o wyjątkowo zwięzłej formie, jego przygotowanie wymaga fachowej wiedzy, doświadczenia oraz umiejętności językowych. Konstruuje się go najczęściej w branżach, takich jak edukacja (raporty techniczne, granty badawcze), administracja (sprawozdania, projekty publiczne) oraz oczywiście biznes (strategie marketingowe, biznesplany, raporty finansowe).

Aby stworzyć precyzyjne i służące skutecznej współpracy streszczenie wykonawcze, warto odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań. 

1. Do kogo kierowana jest treść dokumentu? 

Osoby, będący odbiorcami tekstu, zawsze mają swoje preferencje, oczekiwania i punkty szczególnego zainteresowania tematem. Warto je poznać i na ich podstawie zredagować treść. 

2. Jaki jest cel? 

Słowem wstępu należy wyjaśnić, dlaczego dany dokument w ogóle powstał. Trzeba pamiętać, że nie ma tu miejsca na nieścisłości ani pozostawienie dowolności interpretacji. 

3. Co jest ważne? 

Zastanów się nad istotą projektu, który podsumowujesz i wyróżnij informacje, bez których nie może on zaistnieć. Możesz przedstawić również zarys kwestii pobocznych, jeśli mają wpływ na odbiór treści. 

4. W jakiej formie zaprezentować dane? 

Nawet w tekstach, których objętość nie przekracza kilku stron, warto dbać o atrakcyjny format, który nie wprowadzi czytelników w poczucie monotonii. Mile widziane są zatem wypunktowania, listy numerowane oraz wykresy i tabele. 

5. Czy streszczenie powinno zawierać wnioski? 

Oczywiście, executive summary to dokument, którego zwieńczeniem powinno być podsumowanie. Należy wskazać w nim, w jaki sposób zaprezentowane informacje łączą się i dlaczego są niezbędne do uwzględnienia w realizowanym projekcie.

Komu powierzyć stworzenie streszczenia wykonawczego? 

Stworzenie profesjonalnego streszczenia wykonawczego stanowi pewne wyzwanie.  Wymaga czasu, umiejętności analitycznego myślenia i lapidarnego konstruowania wypowiedzi. Zadanie to można powierzyć jednemu z pracowników lub podjąć współpracę z copywriterskim teamem. Korzystanie z usług takiego zespołu, w przypadku prowadzenia firmy, ma mULtum zalet. Wśród nich znajdują się na pewno oszczędność czasu stałych pracowników, profesjonalne i spójne z osobowością marki treści oraz kreowanie pozytywnego wizerunku w mediach społecznościowych. 

Magda Bebel