Jak napisać informację prasową?
Informacja prasowa jest jednym z podstawowych narzędzi komunikacji agencji PR z mediami. Zgodnie z definicją jest to news dotyczący funkcjonowania konkretnej firmy lub instytucji. Najczęściej informuje ona o wprowadzeniu na rynek nowego produktu lub organizacji wydarzenia np. premiery, czy wystawy. Jeśli czujesz się na siłach – możesz przygotować ją we własnym zakresie. Kiedy jednak dojdziesz do wniosku, że to nie Twoja bajka, skorzystaj z pomocy naszych copywriterów!
Każdego dnia na biurkach dziennikarzy lądują ich dziesiątki, jednak tylko ułamek komunikatów prasowych zostaje wykorzystany w jakimś artykule. Co decyduje o sukcesie informacji prasowej? Zabierając się do jej napisania, powinieneś mieć na uwadze kilka prostych zasad.
Wybierz odpowiedni temat
Zanim przystąpisz do pisania tekstu, zastanów się, czy Twój news jest aktualny, ważny i ciekawy oraz mający znaczenie dla wielu odbiorców.
Zadbaj o zwięzłość
Nie ma miejsca na rozpisywanie się. Im mniejsza objętość komunikatu dla prasy, tym lepiej. Dziennikarze nie mają czasu na czytanie długich tekstów. Dobrze jest nie przekraczać objętości jednej strony A4.
Przejdź od szczegółu do ogółu
Obowiązuje zasada odwróconej piramidy. Zacznij od mocnych akcentów, aby przykuć uwagę odbiorcy. W kontekście pisania tekstów takich jak notatki prasowe nie ma mowy o stopniowym odkrywaniu kart. Już na wstępie przejdź do konkretnych, merytorycznych informacji.
Unikaj języka reklamy
Informacja prasowa to nie reklama, dlatego używaj neutralnego języka. Nie odwołuj się do emocji, a zamiast tego skup się na przedstawieniu faktów. Nie pisz komunikatu prasowego w pierwszej osobie – tutaj wskazane jest użycie trzeciej osoby liczby pojedynczej. Zapomnij o autopromocji, bo w przeciwnym razie możesz zostać przekierowany do działu reklamy. Wszelkie przymiotniki lepiej od razu wytnij z tekstu.
Z jakich elementów powinna składać się informacja prasowa?
Komunikat prasowy ma określoną strukturę, którą oczywiście możesz w niewielkim stopniu modyfikować. Różne źródła podają nieco odmienne listy elementów, które powinny znajdować się w komunikacie prasowym, jednak poniższe przewijają się najczęściej. Nie zapomnij o nich, pisząc tekst informacji prasowej.
Tytuł
Powinien być chwytliwy, ponieważ to on decyduje o tym, czy dziennikarz zapozna się z informacją, czy uzna ją za mało interesującą. Jednocześnie tytuł musi posiadać walor informacyjny. Ważne, aby stanowił on zapowiedź tego, o czym piszesz w dalszej części tekstu. Tytuł może, ale nie musi, być nazwą wydarzenia, czy produktu, o którym piszesz do prasy.
Lead
Lead, czyli zajawka, to streszczenie całej informacji prasowej. Cały lead powinieneś zmieścić w jednym, krótkim akapicie. Odpowiedz w nim na pytania: co? Kto? Kiedy? Gdzie? Dlaczego?
Rozwinięcie
W tym miejscu bardziej szczegółowo omów wybrane zagadnienia poruszone w leadzie. Zacznij od informacji najistotniejszych, a dalej porusz tematy o mniejszej wadze.
Data
Stanowi potwierdzenie tego, że informacja jest aktualna. Zwykle umieszczana jest na samej górze strony.
Dane osoby do kontaktu
Podaj imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail osoby, która będzie w stanie udzielić dodatkowych informacji i szybko odpowiedzieć na pytania dziennikarza.
Istotne kwestie techniczne tworzenia notatki prasowej
Nie nadużywaj formatowania
Zaleca się, aby jedynym formatowaniem było zastosowanie w wybranych fragmentach tekstu pogrubiania lub kursywy.
Wysyłaj informację prasową w formacie .doc lub .rtf.
W każdym razie na pewno nie w pdf. Dobra notatka prasowa powinna być łatwo edytowalna. Dziennikarze nierzadko wprowadzają do nadsyłanych tekstów jakieś zmiany, np. usuwają zbędne akapity. Ułatw im to zadanie. Najlepiej, jeśli wyślesz komunikat w formacie .doc, ponieważ otworzy się on nawet w darmowym oprogramowaniu.
Nie wklejaj zdjęć i grafik do tekstu
Natomiast jeśli już się na to zdecydujesz, ogranicz je do minimum. Najlepszym rozwiązaniem jest załączenie elementów graficznych do e-maila.
Na koniec sprawdź poprawność językową całego tekstu. Upewnij się, że nie zawiera on błędów ortograficznych, stylistycznych, językowych, czy interpunkcyjnych. Zwróć uwagę na to, aby w Twoim tekście było jak najwięcej krótkich zdań i strony czynnej.
Zaplanuj wcześniej wysyłkę e-maila. Najlepiej, jeśli w temacie dodasz zwrot „informacja prasowa”. Wówczas zmaleje prawdopodobieństwo, że e-mail wyląduje w folderze ze spamem. W treści e-maila możesz umieścić lead przeklejony z informacji prasowej. Pisząc do dziennikarza, nie zapomnij o zwrotach grzecznościowych. Sprawdź, czy dołączyłeś do wiadomości stopkę oraz załączniki.
Pamiętaj, że odpowiednio dopracowana informacja prasowa pomaga wzmocnić świadomość marki i pośrednio wspiera sprzedaż. Pomaga dotrzeć z produktem lub usługą do konkretnej grupy odbiorców. Chociaż przez niektórych uznawana jest za nieco przestarzałe narzędzie, to w praktyce wielu dziennikarzy nadal uważa komunikaty prasowe za wiarygodne i zaufane źródła informacji. Jeśli potrzebujesz pomocy copywriter w napisaniu informacji prasowej, daj nam znać. Chętnie ją dla Ciebie przygotujemy!
Katarzyna Wacławska
